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        行業資料

        一次讀懂監理例會!

        時間:2017/9/15 8:56:53  作者:山東新世紀工程項目管理咨詢有限公司  來源:  查看:804  評論:0
        內容摘要:無論哪一版本的《建設工程監理規范》都對監理例會作了比較強制的硬性規定和較高的要求:如新批準執行的GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》5.1.4條第一款規定:“項目監理機構應定期召開監理例會,并組織有關單位研究解決與監理相關的問題。項目監理機構可根據工程需...
        無論哪一版本的《建設工程監理規范》都對監理例會作了比較強制的硬性規定和較高的要求:如新批準執行的GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》5.1.4條第一款規定:“項目監理機構應定期召開監理例會,并組織有關單位研究解決與監理相關的問題。項目監理機構可根據工程需要,主持或參加專題會議,解決監理工作范圍內工程專項問題。”GB/T 50319-2013《建設工程監理規范》5.1.4條第二款還規定:“監理例會以及由項目監理機構主持召開的專題會議的會議紀要,應由項目監理機構負責整理,與會各方代表應會簽。”GB 50319-2000《建設工程監理規范》的5.3.1條也規定“在施工過程式中,總監理工程師應定期主持召開工地例會,會議紀要應由監理機構負責起草,并經與會各方會簽。”GB 50319-2000《建設工程監理規范》的5.3.2條還規定了例會的具體內容:“1、檢查上次例會議定事項的落實情況,分析未完成事項的原因;2、檢查分析工程項目進度計劃完成情況,提出下一階段進度目標及其落實措施;3、檢查分析工程項目質量狀況,針對存在的質量問題提出改進措施;4、檢查工程量核定及工程式款支付情況;5、解決需要協調的有關事項;6、其他有關事宜。”

         

        從這些規定中不難看出有以下一些主要內容:(1)監理例會應定期限召開,不得隨意推延或取消監理會議;并且只要是工程需要還可以主持召開或參加專題會議。(2)監理例會的召集人、組織(主持)者應是監理機構;同時監理機構也負有召集和組織(主持)的職責。(3)召集組織的對象是有關單位。(4)會議的內容是與監理或與工程有關的問題。(5)會議的目的與目標是要研究解決與監理或與工程相關的問題。(6)會議紀要應由監理機構負責整理。(7)與會各方代表應當對會議紀要予以會簽。

         

        對監理例會的建議

         

         

        在不超越《建設工程監理規范》規定的情況下,為達到解決問題的目的,為盡到召集人、組織者(主持人)、會議紀要整理者的職責,我們是有大量工作要做的。對于如何開好監理例會,我們也在逐漸摸索、逐漸探求、逐漸總結。

         

        (1)要形成例會制度,其中要有獎懲制度(最好有機巧性地讓業主提出)。在工程的第一次會議就要提出并定下來。在一定程度上說,能否堅持例會制度,是檢驗一個項目監理機構工作是否規范、是否到位的重要標志。

         

        (2)要使每次例會都有一定地收效,能夠解決一些的問題。特別是業主比較關注的問題要作重點優先解決好,要使與會各方都感到參加監理例會有一定地收益,以便得到各方的支持。

         

        (3)要在會前做大量的調研、征求意見、準備和策劃工作。①要做好會前調查摸底工作,將要參會各方有哪些需要解決的問題,哪些是需要幾方認可的問題,哪些是需緊急解決的問題,監理應在會前就做到“心中有數”。 ②可將有些棘手問題事先征求相關方的意見,在會前就做些協調工作,以便在會上更容易得到解決;對暫時不能解決或也不急于解決的問題,可定為以后再解決或進一步滿足相關條件后再解決。③對每次會議的召開方式、程序及會址應征求相關單位特別是建設單位的意見。也可以以相對固定的“模式”定下來,以后每次例會議基本上都這種開法,基本上都要有這些程序。④會前要做好一些準備工作。如會議地點的商定;會議通知;會議室、音響、錄音、照相、投影、板書、圖表展示、簽到表、記錄等設施用品都要準備到位;負責會議通知的人員、負責引導簽到的人員、負責記錄的人員、負責搜集信息資料的人員等都要安排就緒。⑤會前還要有預見性地做好一些策劃工作:如會議的“開場白”、問題的導入等都要事先做好策劃;還要考慮到某些問題的復雜性,不能達到事先預想的效果等;還要考慮到某些單位或參會人的個性以及處理問題的風格各有不一等等各種可能會出現的情況,事先都要有“應急預案”,要有充分的思想準備和靈活處事的應變能力。

         

        (4)要盡量請對情況比較熟悉,或在某方面比較專業,或對工程更為有利的人員參會;

         

        (5)要在會中做好主持導向工作,推進會議向既定或更理想的目標前進,使會議達到預期的目的與效果。

         

        (6)要會后要做好會議精神的落實或督促實施工作。這是我們召開監理例會的最終目的,也是與會各方的期望值。能夠讓與會各方看到監理例會的成效,這就為以后能夠成功開好監理例會奠定了一個良好的基礎。

         

        (7)要認真做好會議的記錄及相關資料(包括佐證資料)、信息的搜集。

         

        (8)要認真做好對相關資料的整理和會議紀要的起草工作。要盡快梳理、整理會議記錄和相關資料,及時完成會議紀要的起草組稿工作,在會上通過或定下來事項及會議主要內容都應寫入會議紀要。

         

        (9)要做好會議紀要的會簽工作。會議紀要整理起草好后,要請參會單位代表(可先請建設單位)進行審查,在與會議基本相符的情況下,與會單位參會代表應當及時進行會簽。

         

        (10)要做好會議紀要印發工作。會議紀要通過會簽后應當及時印發給相關單位,要做好會議紀要的發文登記或記錄,并請收件人簽名確認。

         

        (11)要待會議紀要印發后,至少要留一份會議紀要與會議原始記錄及搜集的相關資料(包括文字、圖片、影像、音像、信息、佐證資料等)一并歸檔存放,妥善保管備查。

         

        制定監理例會各參會方必須遵守的規則

         

        監理例會是項目監理機構管理好工程的一項重要的手段。在第一次工地會議上,必須就如下內容進行協商并達成一致:監理例會召開的時間周期、各參建方參會人員、匯報材料的內容要求;參會人員必須準時參加,對遲到人員進行處罰;對有事不能到會的人員,必須事先向項目總監請假并委派能承擔責任的負責人參加會議;會議時間一般不超過2小時;會議上發言的語言以普通話為準,參會單位要選定一位主要發言人,其他人員可以進行必要且簡短的補充。這就要求各參會單位在會議上提交的問題應在會前得到統一,決不允許同一參會單位有多人意見不一的表述。

         

         明確監理例會的內容

        由于各參會方所提出的問題涉及面較廣,一次例會不可能解決所有問題。因此,有必要明確例會的內容,可起到集中主題的作用。

         

         (1)參會單位匯報上次監理例會已議定要求各單位落實事項的情況,對未能完成的要說明原因及確定最終完成的時間界限。

        (2)檢查工程項目各單位施工進度的完成情況;對比進度計劃,對滯后的施工進度進行具體分析:是否處于關鍵線路上、對后續工序影響,采取必要措施,制定出進行趕工的方案。

        (3)檢查工程質量控制運行的情況,對質量偏差進行分析,查找根源并制定有效和切實可行的措施進行整改,以確保質量符合強制性標準、設計文件和驗收規范的要求。

        (4)檢查工程安全生產、文明施工的狀況,對不按規定要求進行安全生產和文明施工的單位,采用現場直播圖片的方法指出存在的問題,以加深參會人員的印象,使不安全生產、不文明施工的現象得到糾正, 

        (5)檢查工程施工方案及專項施工方案的編制和執行情況;做好專項方案施工前的專家論證和技術交底工作,做好方案施工過程中的督促工作和方案實施后的檢查驗收工作。

        (6)檢查工程材料、周轉材料和設備機具的投入情況;對不及時采購進場而影響工序施工的,要求分析產生的原因。

        (7)檢查總包單位與分包單位工序間的配合問題,檢查是否存在影響施工場地和作業面的問題。

         

        (8)解決其他需要協調的問題。

         

        明確不在監理例會上討論而需要單獨召開專題會議的內容

         

        涉及到工程進度、費用增減等比較敏感的問題,往往各方有較大的爭議,難以在短時間內解決,所以要設立專題例會,避免在監理例會上陷于被動。

         

        (1)涉及到設計變更聯系單的簽證:由于變更聯系單可能涉及到工程進度的安排、技術方案的變更、工序的調整、工程進度時間的增減和工程費用的增減等,需要各方認真準備資料,進行現場計量等工作;然后還要經過多次協商,方可達成一致意見。

        (2)涉及工程量計量和工程款支付簽證:由于涉及已完工工程質量驗收合格、工程量計量規則以及施工合同等方面的內容,應認真對待;在多方協商后方可達成一致意見。 

        (3)涉及替換施工方案、施工驗收標準、調整關鍵線路上的施工工序;涉及到分包單位、甲供材料進場時間的調整。

         

        (4)更換關鍵崗位工作人員,由于涉及到施工合同中班組成員考核標準,應以合同為依據,嚴格按程序辦理;不應在會議上以口頭的形式進行匯報提出。

         

        做好監理例會前的資料準備工作

         

         

        為了開好監理例會,首先要對例會周期內的工程施工情況進行了解和必要的總結;必要時項目監理部內部開一次短會,聽取各監理人員的意見和建議,以統一監理部的意見。對存在的問題分析,找出問題存在的原因。

         

        (1)了解上次會議已議定需要落實整改的結果,對未落實解決的問題要查找根源。

        (2)收集監理例會周期內各單位工程施工進度數據,與施工進度計劃進行對比分析,以獲取工程實際進度與計劃工期之間的偏差;分析產生偏差的原因及對后續工序的影響,找出調整進度計劃的切實可行措施。

        (3)對例會周期內監理現場質量檢查中發現的問題進行分析,找出影響質量的原因并就其根源采取解決的措施。

        (4)對例會周期內監理現場安全生產和文明施工檢查中發現的不安全、不文明、不嚴格按專項方案進行施工的現象,進行現場拍照取證并制作圖片;對圖片上內容違反哪條安全生產管理條例進行說明并指出正確的安全生產方法。

        (5)對總包單位與分包單位之間、總包單位各班組之間、不同標段之間的工序施工、場地作業面、道路運輸及成品保護等產生的矛盾,要了解其前因后果,從現場實際出發,確定協調的立場和原則。

        (6)對周轉材料的使用情況進行檢查;對不符合要求的模板等材料,要求施工單位及時更換;根據施工定額分析其周轉材料的使用次數。

         

        (7)對例會周期內的建設行政主管部門下發的通知、文件和有關建設單位的通知精神,總監要認真學習,領會其精神;并在會議上抓住精髓,簡要轉達。

         

         組織好監理例會,總監對會議起正確的導向引領作

         

        在監理例會開始時,總監可以簡要回顧會議周期內各項工作開展的情況、上次例會決議的落實情況以及提出問題的整改情況。之后,由各參建單位(施工總包單位、分包單位、建設單位)發言,主要圍繞著施工進度、質量、周轉材料、勞動力安排、材料/構配件/設備進場計劃、安全生產、文明施工等方面的內容進行匯報,以及需要監理協調解決的問題等。然后總監對各參會方匯報內容和需要協調的問題進行必要的點評,并就問題協調各方意見。特別要認真聽取建設單位的意見和建議,對違反強制性條文、設計文件、驗收規范、質量和安全管理條例的現象,要持明確的態度加以制止。

         

        總監主持監理例會,要把握好會議的走向,要掌握和運用主持會議的權力,控制好會議的節奏和方向。對出現"跑題"和"偏題"的,總監要及時提醒并巧妙地拉到總監原來設定的會議議題上來。對一時難以達成一致意見的問題,可以暫時擱置,不要糾纏不休?筛嬖V各方,該問題待各方補充證據后,監理將單獨召開專項會議來協調解決。對各參會方匯報的時間進行掌控,總監要適當對發言人進行提醒或制止,以提高會議議題的集中度和會議效率。

         

        在會議最后,總監要進行總結性發言,對本次會議協商、一致的問題形成會議決議。在決議中要明確各方完成任務的時間;對尚未形成統一意見的問題,總監要根據自己的工程實踐經驗進一步評判;對一些原則性的問題,總監應該要有明確的立場和態度。對一些協商性的問題,應在例會紀要中加注,等以后重新安排專題會議時加以討論解決。整個會議自始至終,總監的發言時間應該是最長的?偙O應本著尊重事實、獨立、客觀、公正的原則來闡明自己的觀點。既要從建設單位的觀點來考慮問題,又要維護施工單位的正當合法權益,始終堅持公正、獨立的立場,才能更好地樹立總監的威信,獲得所有參會單位人員的尊重和好評。

         

        做好會議記錄,及時整理發放會議紀要

         

        在監理例會上,總監要指定專人記錄會議內容;同時強調,總監本人也應該記錄好會議內容。因為總監是整個例會的靈魂,對會議的闡述和參會人員的意見比其他任何人員理解的準確度更高,更能準確地記錄各參會方的意見和要求。項目監理部其他參會人員也要做好記錄,以便整理會議紀要時進行補充和校正,使記錄盡可能地全面和翔實。同時監理參會人員記錄也可以使各監理人員集中精力,認真聽取別人的發言,尋找今后在工程監理中的重點監控措施。

         

        監理例會紀要由項目監理機構負責起草編寫,要注意用詞恰當、語句通順、表達的意思清楚。經總監審查后送各參會單位進行審閱和修改。最終由總監審查并協調后定稿。項目監理部要及時打印成稿并發放給所有參會單位。參會單位較多時,項目監理部對分包單位可以不用其對紀要草稿進行審閱,但要在例會紀要后注明"如有不同意見,請在收到本監理例會紀要后的 3 d內以書面的形式上報監理項目部"。監理部收到不同意見后一定要十分重視,及時進行現場查找取證和拍照留存,項目總監要認真對待。如果反映情況屬實,應在下次監理例會上予以說明,并寫入下次監理例會紀要中。因為監理例會紀要是各方達成一致的會議紀要,可視為協議的補充,各方都必須遵照執行。只有認真寫好監理例會紀要,才能減少日后的扯皮現象。

         

         加強重視會后的落實工作

         

        監理例會的最終目的是為了落實會議決定的內容。監理例會紀要發出后,總監應重點抓好落實,要根據紀要內容在監理項目部內部進行分工,安排監理人員及時跟蹤和督促各有關方按照紀要執行整改工作?偙O要對紀要的落實情況進行檢查;對未能及時落實的問題,要查找原因,找責任人談話并協助解決?偙O一定要有耐心,堅持原則、跟蹤檢查,直到落實為止。對久拖不能落實的問題,項目監理部可采取抄報各參建單位上級主管部門的辦法,借助參建單位的安全技術管理部門的力量,來達到會議所提出的內容得到落實的結果。

         

        總監保持這種持續的檢查落實的工作作風,也會給參建單位形成壓力,會起到更好的效果。只要監理認真履職和努力工作,建設單位就會歡迎并且支持監理的工作,施工單位也會理解并轉而支持監理的工作。只有形成了各參建方良性互動的局面,才能把項目監理部的工作做好。

         

        總之,項目總監如何主持好監理例會,是一個值得大家認真探討的課題。筆者認為,主持好監理例會是與項目總監的工作經驗、知識水平、工作態度和工作能力分不開的,是項目總監展現自己素質的綜合體現。會議開得好與壞,同項目總監說話的語氣和態度、對工程現場的熟悉掌握的程度、對合同協議文件的理解深度、對施工方案可操作性的了解深度以及是否有掌握全局的觀念是分不開的。當然針對不同的工程、不同的參建單位、不同的施工合同,要采取不同的方法加以區別對待。

         

         

        監理例會紀要

         

        它的內容深度體現在監理日報、周報的突出問題的集合,廣度體現在包括目標控制七大內容。所以此文件重要性不言而喻。

        例會紀要不是將發言者的陳述逐字逐句地記錄,而是整理,是有選擇性、突出重點地羅列。在整理過程中關鍵的是該如何將發言者的陳述言簡意賅地體現在紀要上。筆者認為可以借鑒文言文翻譯時“信、達、雅”的要求。

        信,就是誠實。紀要整理者在工作時完全按照發言者的口氣、思路表述其立場,不得曲解其原話意義。在形容詞、副詞修飾方面需要仔細揣摩。換言之,即便對發言者原話不是很認同,也不能擅自編造可能改變其本意的語句。否則在某種意義上對發言者不敬,同時不排除他人在會議期間使用錄音裝置搜集證據的可能性,一旦原始記錄與紀要偏差很大,那么監理機構在糾紛中將處于被動地位。所以信是最基本的條件。

        達,即語句通順。在確保紀要與發言者原話意思無限貼近的情況下方可尋求書面語句上的通順。對紀要進行必要的結構調整、順序的調換,可使紀要內容更容易被閱讀者接收,避免由于理解偏差造成的問題。

        雅,是語言正規、優美,這離不開一定程度的修辭,當然在監理工作會議紀要上主要表現在專業術語的使用上。在做到信、達的基礎上才能進行雅的修飾,此舉也體現出紀要整理者乃至監理機構文字組織能力水平。從某種程度上說雅是信、達的“上層建筑”、“形象公關”。
        山東新世紀工程項目管理咨詢有限公司(原煙臺新世紀建設監理有限公司)具有住建部認定的工程監理最高資質---綜合資質、工程造價咨詢---甲級、招標代理乙級和工程咨詢乙級資質,是煙臺市工程監理行業中首家通過ISO9001國際質量管理體系、環境管理體系、職業健康安全體系認證的獨立法人企業,是中國建設監理協會常務理事單位、山東省建設監理協會副理事長單位、煙臺市建設監理協會副會長單位、國家級重合同守信用企業. (站內技術性文章僅供參考。)

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